INSTRUKCJA ROZLICZANIA DOTACJI OTRZYMANYCH Z SWP / Zał. nr 7
1. Za poprawne i terminowe rozliczenie dotacji otrzymanej z SWP odpowiada dwóch przedstawicieli organizacji polskiej/polonijnej, którzy w jej imieniu podpisali umowę.
2. Poprawne rozliczenie składa się z:
- sprawozdania merytorycznego ze wszystkich imprez dofinansowanych z dotacji SWP zgodnie z zał. nr 3 do umowy
- list uczestników (imię, nazwisko, ew. funkcja)
- dotyczy imprez o charakterze wyjazdów, szkoleń, konferencji, przyjazdów artystów itp., gdy rozliczane są koszty pobytu takie jak: zakwaterowanie, wyżywienie, przejazdy, bilety wstępów itp.
- osoby, którym w ramach realizacji przedsięwzięcia zwracane są koszty przejazdu lub pobytu muszą podpisać oświadczenie (zawierające imię, nazwisko i numer dokumentu tożsamości), że nie otrzymują refundacji tych kosztów z innych źródeł niż SWP.
- oryginalnych rachunków wystawionych na SWP, osobno na każdy poniesiony rodzaj kosztów, na formularzu z zał. nr 4 do umowy
- podpisanych przez dwie osoby reprezentujące zgodnie z prawem organizację,
- daty wystawienia rachunków nie mogą być późniejsze, niż termin rozliczenia określony w umowie,
- zestawień rachunków, osobno dla każdego rodzaju poniesionych kosztów, zgodnie z zał. nr 5 do umowy
- w walucie, w której dokonano wydatków,
- podpisanych przez dwie osoby reprezentujące zgodnie z prawem organizację
- informacji o dotacji otrzymanej z SWP zgodnie z załączonym wzorem z zał. 6
- dowodu bankowego potwierdzającego wpływ dotacji na konto organizacji
- dokumentu poświadczającego kurs wymiany waluty (jeżeli dotację otrzymano w dewizach, a płatności dokonywano w walucie miejscowej)
- kserokopii rachunków potwierdzających dokonane wydatki:
- czytelnych, dokładnie opisanych i przetłumaczonych na język polski
- poświadczonych za zgodność z oryginałem
- ponumerowanych i pogrupowanych według rodzajów kosztów zgodnie z zestawieniami
- w przypadku zakupu sprzętu, należy przedstawić protokół przyjęcia na stan organizacji
- wszystkie rachunki, faktury i inne dokumenty finansowe muszą być opatrzone klauzulą "sfinansowane przez Stowarzyszenie "Wspólnota Polska" lub "dofinansowane w …% przez Stowarzyszenie "Wspólnota Polska", a w …% z innych źródeł" (podać jakich).
- przedstawienia kompletu materiałów promocyjnych dotyczących zrealizowanego przedsięwzięcia
(warto załączyć też fotodokumentację oraz artykuły prasowe).
3. Akceptowane dokumenty potwierdzające poniesione wydatki to:
- faktury i rachunki zawierające dane sprzedawcy, organizacji rozliczającej dotacje, przedmiot zakupu, kwotę, miejsce wystawienia i datę;
- w przypadku wypłaty honorariów, umów-zleceń, umów o dzieło są to umowy wraz z tłumaczeniem oraz pokwitowania wypłaty honorarium lub dowód przelewu bankowego;
- w przypadku wypłat nagród, zapomóg, pensji, przekazywania paczek i nagród wartościowych są to szczegółowe listy osób (zawierające imię, nazwisko, nr dokumentu tożsamości, adres zamieszkania, kwotę nagrody, zapomogi, pensji, podpis osoby otrzymującej);
- faktury za rozmowy telefoniczne ze stacjonarnych bądź komórkowych numerów prywatnych tylko z załączonymi bilingami, na których zaznaczone są i opisane rozmowy służbowe.
4. Nie akceptowane dokumenty to:
- paragony kasowe (za wyjątkiem paragonów dot. opłat pocztowych, parkingowych itp.);
- wszelkie potwierdzenia zapłaty: kartą kredytową, za pośrednictwem poczty lub banku, jeśli nie towarzyszy im faktura lub rachunek;
- karty telefoniczne;
- paragony za benzynę (akceptowane są tylko faktury za benzynę, ze szczegółowym opisem: imię, nazwisko, funkcja osoby odbywającej przejazd, cel przejazdu, pojemność silnika i ilość przejechanych kilometrów);
- faktury za alkohol;
- oświadczenia o poniesieniu wydatków, oprócz wyjątkowych przypadków uzgodnionych z SWP;
- rachunki z roku poprzedzającego dotację lub następnego;
- rachunki dokumentujące wydatki poza zakresem umowy.
5. Kwoty dotacji, których nie udokumentowano, bądź udokumentowano rachunkami, które nie są poprawne pod względem merytorycznym bądź finansowym, muszą być zwrócone na konto SWP podane w umowie.
6. Wszelkie zmiany zakresu umowy muszą być zgłoszone do SWP w formie pisemnej przed realizacją zadania. Dopiero po uzyskaniu akceptacji ze strony SWP można środki wydatkować na cele inne, niż określone w umowie.
7. Organizacje, które nie złożą poprawnego i terminowego rozliczenia dotacji SWP zostaną pozbawione dofinansowania w latach następnych, z powiadomieniem placówki konsularnej właściwej dla miejsca działalności.
